Die Charakteristika eines Dokumentenmanagementsystems bilden die Grundlage für unser stabiles QM-System. Klassische Eigenschaften eines DMS, die auch für uns relevant sind:

• Datensicherheit
• Revisionssicherheit
• Versionierung (Verwaltung von Bearbeitungsständen)
• Dokumentenimport
• Fein granulierbare Berechtigungsverwaltung (schützt vor Fehlern und Missbrauch, stellt Datenschutz sicher)
• Elektronische Akte
• Visualisierte Dateienhierarchie
• Datenredundanz: Vermeidung unnötiger Mehrfachspeicherung
• Synchronizität von Anzeige und aktuellem Datenbestand (Aktualität für alle bearbeitenden Stellen)
• Informationssicherheit und Datenschutz
• Protokollierung aller Änderungen an Dokumenten
• Frei definierbare Attribute
• Flexibel gestaltbare Dokumentenlenkung
• Abbildung und Gewährleistung von Verantwortlichkeiten
• Groupware-Funktionalität
• Benachrichtigungsdienst
• Retrieval / Suchfunktionalitäten ...
• Verwaltung von Metadaten, Verschlagwortung, Volltextsuche (zur besseren Wiederauffindbarkeit und thematischen Bündelung)
• Kooperation mit anderen Programmen
• Plattformunabhängigkeit
• Abbildbarkeit der Arbeitsabläufe
• Unterstützung sehr vieler vorhandener Dateiformate
• Anwendbarkeit datenschutzrechtlicher Bestimmungen
• Unterstützung bei der Erledigung von Aufgaben in logischer und zeitlicher Reihenfolge (Dokumentenlenkung)