Sie bestimmen, wie die Erstellung und Änderung von Dokumenten strukturiert und nachvollziehbar ablaufen soll. Bevor bestimmte Dokumente verteilt werden, müssen sie u. U. noch geprüft und vom QMB freigegeben werden. Bei anderen Dokumenten erübrigt sich vielleicht die explizite Freigabe. Mit Doc-db definieren Sie solche oder beliebige andere Möglichkeiten der Dokumentenlenkung selbst oder Sie verwenden die mitgelieferten Standardworkflows. Doc-db übernimmt dann die Steuerung der Dokumentenbearbeitung: Verantwortliche werden über Änderungen am Dokument informiert, geänderte Dokumente erst nach der Freigabe für Andere sichtbar und vieles mehr. Auch die Berücksichtigung des 4-Augen-Prinzips kann in Doc-db mit einem Mausklick sichergestellt werden.

Definieren Sie Zyklen, in denen bestimmte Dokumente auf ihre Gültigkeit überprüft werden müssen. Doc-db erinnert Sie bei Erreichen des Termins automatisch. Weiterhin können Sie Reaktionen bestimmen, wenn Dokumente nicht termingerecht überarbeitet werden. So können Sie sich und/oder den betroffenen Bearbeiter per Mail an die Aufgabe erinnern.

Gemäß aller Zertifizierungen nach DIN, EN und ISO sowie der handels- und steuerrechtlichen Grundsätze bietet Doc-db Ihnen vollständige Revisionssicherheit für Ihre verwalteten Dokumente. Weiter können komplette Handbuchstände revisioniert werden, so dass sich jederzeit ältere Handbuchversionen einsehen lassen.

Zur Benennung Ihrer Dokumente können Sie eine Zeichenkette bilden, die bestimmten Regeln folgt - beispielsweise eine fortlaufende Nummerierung der Revisionsschritte mit frei definierbarer Bezeichnung und Vermerk zum Autoren (entspr.: MGU_AnLab_2006_Mueller_9.02).

Sie erlaubt die Definition unterschiedlicher Zusammenstellungen von Einzeldokumenten aus der Gesamtmenge Ihrer Dokumente. Die komfortable Benutzer- und Rechteverwaltung sorgt für die jeweils richtige Sichtbarkeit dieser Zusammenstellungen. Ihren Kooperationspartnern können Sie so bspw. einen Auszug Ihres QM-Handbuchs als externes Handbuch zur Verfügung stellen. Für potenzielle Kunden können Sie die Einzeldokumente, die Ihr Portfolio bzw. Ihren Leistungsumfang beschreiben, in einem Leistungsverzeichnis zusammenfassen. Derartige Zusammenstellungen können Sie einfach per Mausklick erstellen. Änderungen an Dokumenten sind direkt in allen Zusammenstellungen sichtbar.